SHO 093 | MANSION INNOVATION FORUM 2021

役員さんに大変好評をいただきました。特に掲示物の大きさや色合い、掲示する位置や植栽の現況把握(越境状況)の確認、今後の植栽管理について（剪定範囲、頻度）等、会議室での理事会では中々議論できない内容について細かく審議することができました。コロナ以前の理事会では改修提案など写真付きの提案書を作成し提案していましたが、居住されていない役員の皆さんへの説明は難しく、また、役員の皆さんも判断に迷われることが多かった印象でした。しかし、今回マンション敷地内、建物内部など役員の皆さんのご希望に合わせてお見せすることができ、リアルで開催していた理事会より内容の濃い理事会とすることができました。また、濃い内容となったのは、LIVE理事会という物珍しさだけではなく、手間と労力のかかる役員に就任されているだけあり、現役員さんの資産価値の維持または向上への意識の高さによるものだと感じました。

■ 苦労した点・工夫した点

①準備したもの
当日の質問に備え以下の書類の準備を行いました。また、音声が途切れた時の対応の為ホワイトボードの用意も行いました。(腕章・ホワイトボード(ペン)・工事履歴一覧表・建物外観点検報告書・図面(パンフレット)・直近の工事報告書)
②資料について
紙の資料を郵送にて送付し事前に確認していただくことといたしました。
③リハーサルの実施
実施日前にリハーサルをした結果、階段を上り下りしながら説明を行うことが難しく、画面も大きくぶれてしまうことが分かり同僚のフロント社員へ依頼し２名体制で項目ごとに分業して行うことといたしました。例えば、A社員がゴミ置き場の説明をしている間にもう１人のB社員が屋上に移動し待機。A社員の説明終了後に、B社員が説明する。これにより時間の短縮と役員様との会話に集中することでき、より詳しい説明を行うことが出来ました。
④実際に実施してみて
インターネットを介しての理事会は、回線不良や混線などが発生しやすく、早口に陥りやすくなるため、いつもより話すスピードを落として会話することを心掛けました。その結果、いつもより丁寧な説明ができ、役員さんの理解度を深めることができました。また、対面の理事会では沈黙が続くと不安になりますが、今回そのような状況にはならずにスムーズな進行をすることができました。

居住者の声

本件を実施するのに掛かった費用（掛かる費用）

本件を実施することで削減することが出来た費用
（出来る費用）

管理組合としての削減費用はございませんでしたが、地方に住む役員の方々の交通費の削減、移動の手間を削減することができました。

「Web理事会」現地よりLIVE