- マンション・バリューアップ・
アワード2021
佳作
- 管理組合運営部門
- 『空き駐車区画
- 短期利用管理システム』
- の企画・開発・運用
荒井 吉男 様
- 大和ライフネクスト株式会社
- 東関東支社千葉第一支店
目次
- 2000年11月に竣工したマンション（２９８戸）には駐車区画として、２９９区画があります。 筑後１８年を過ぎ、車を手放す等で、駐車区画に空き区画（２５区画～３０区画程度）が目立つようになり、管理組合は対策として空いた駐車区画を居住者に短期利用の要に提供し、管理組合の収益に充てることになりました。
- 当マンションの駐車場に入場するためには、「自動化されたオートゲート（鉄製扉）をリモコンで開く必要」があり、その為、リモコンの貸し出し業務も同時にしなくてはなりません。このリモコン（￥25,000／１個）の管理を含め、受付業務は大変煩雑で、時間がかかり、居住者への対応を正確に、かつスピーディに処理する事が、管理員の課題でありました。
- 契約駐車場の空き区画の有効利用を図るために平成３０年４月より『空き駐車区画短期利用』制度が開始されました。当初は手書き処理で実施してきましたが、駐車区画貸出時に「オートゲートリモコンキーの貸出管理」が伴う為、手書きによる受付処理は“煩雑を極め”ており、“処理の誤り”や“受付／処理時間の長時間化”により顧客（居住者）にご不便をおかけすることもありました。
- これを解決するために、２０２１年３月よりＥＸＣＥＬを使用した「システム化」に取り組み、４月下旬より運用を開始しました。
- 『空き駐車区画短期利用管理システム』の企画・開発・運用
- 実施内容
- 効果
-
申請書受領～許可書発行～リモコン貸出台帳／受付票発行～リモコン貸出
～短期貸出台帳記入までの処理時間の大幅な短縮
従来の手法による処理時間：約１０分
当システムによる処理時間：約１～2分
- 誤りのない処理
従来の手法では記載忘れ、記載ミスが発生
当システムにより誤りない処理を実現 - 電子台帳への自動出力
従前は、手書きによる台帳記入／履歴管理を実施していたが、その際「記入ミス」と「記入忘れ」が発生していた。自動化で記入の“手間とミスが０”となった。 また、台帳を「新規に電子台帳化」した事により、以下の数々のメッリットが派生した。 - 利用者（居住者）の支払いは“電子マネー”を推奨（現金は不可）しているが、電子マネーを持っていない居住者や、支払いが長期にされていない居住者へは管理費口座からの引き落とし処理をしている。この対象者の抽出が簡単になった。
- 利用者の入金管理，取り消し処理がＰＣ（電子台帳）上で簡単に出来る。
- 利用者の詳細な履歴の照会が簡単にできる・・・「駐車許可証」「申請受付票」「リモコンキー貸出台帳」「リモコンキー受付票」にＪＡＮ－８型式のバーコードが自動印刷されていますので、どれかの書式があれば、履歴の照会がスキャナー、または、キーボードから簡単にできる。
- 処理が簡素化され、対応のスピ－ドアップ、管理員の負担軽減もあり、“有料区画の利用促進”ができシステム使用開始から４か月余りで、３５件／￥２０,５００の収益があった。
- ■ 苦労した点・工夫した点
- 業務中の、”細切れで空いた時間”に構築しなくてはならなかった。
- 居住者の声
- 自動化されたことに感心されました。また、正確で親切な内容の受付書類の発行と、 スピーディな受付処理に感謝されました。
- 本件を実施するのに掛かった費用（掛かる費用）
- なし
- 本件を実施することで削減することが出来た費用
（出来る費用）
- 別紙添付資料を参照してください。
- Ⓐつつじが丘ハイム
- 自主防災会規約
- Ⓑつつじが丘ハイム自主
- 防災会活動マニュアル
- Ⓑつつじが丘ハイム自主防災会
- 活動マニュアル
- Ⓒつつじが丘ハイム
- 防災マニュアル
- Ⓓ災害対応自動販売機
- アンケート結果